Můžete trochu rozvést vaši organizační strukturu?

Ve vedení máme CEO a teamleadery jednotlivých oddělení – produktů, obchodu a marketingu. Vrcholem realizace je kreativa, kde se odehrává strategie a vzniká kreativní myšlenka. Na základě strategie a kreativního zadání se projekt dále šíří do jednotlivých oddělení, kde se realizují další služby (PPC, social apod.). Spolupráce oddělení se odehrává na dvou úrovních. Strategická úroveň – roundtables se CEO a teamleadery, kde řešíme, jak podpořit obchod, marketing, školení, akvizice apod.) a operativní úroveň, která probíhá skrze realizované projekty – klasické porady zainteresovaných týmů, společné brainstormingy apod.

Jakému problému jste čelili, když jste uvažovali o Costlockeru?

Potřebovali jsme si pohlídat fakturace a vědět, jak se nám vyplácí spolupráce s jednotlivými lidmi a jaké má firma ekonomické výsledky.

“Nyní jsme schopni z Costlockeru vyhodnocovat dle našeho KPI systému prémie, které počítáme u specialistů i manažerů procentem z marže na placených projektech a tímto vyhodnocením zároveň akcentujeme ekonomický přínos daného člověka pro firmu.”

Než jste se rozhodli pro Costlocker, uvažovali jste i o jiných aplikacích?

Ano, přemýšleli jsme o Basecampu, Teamworku a Easyprojectu. Rozhodla orientace na ekonomické výsledky projektů a kontrola fakturací.

Takže hlavním problémem bylo, že jste neměli přehled nad fakturací a kontrolu nad projekty?

Přesně tak. Nebylo možné uhlídat, jestli veškerá práce, která se v týmu odehrává, je fakturována. Nyní dodržujeme jednoduché pravidlo – timetracking nesmí na konci měsíce zůstat v “No Project”, tedy bez přiřazeného projektu. Tím se dostáváme k povinnosti rozdělit ho mezi interní činnosti, které tím pádem máme pod kontrolou z hlediska objemu, a mezi placené projekty. Pak stačí druhé pravidlo – že neuzavřeme projekt, aniž by byl vyfakturovaný. Pak vznikne ekosystém, který pohlídá, že se s časem týmu neplýtvá. Když jsme Costlocker zavedli, zanesli do něj všechny aktuální projekty a dofakturovali jsme na základě těchto dat něco kolem 100 tisíc Kč jen na těchto běžících projektech.

Jakým teď čelíte problémům?

Firmu díky Costlockeru již poměrně úspěšně měříme. Chceme zvyšovat využití lidí, měřit časové náklady ze strany specialistů na podporu obchodu a marketingu a měřit náklady oddělení.

Co znamená tvrzení, že poměrně úspěšně měříte firmu? Jaká data sledujete?

V Costlockeru sledujeme ziskovost firmy na nejvyšší úrovni. Nepotřebujeme k tomu žádné další tabulky. Lidé trackují čas, čímž se evidují personální náklady. K tomu jsme založili kvartální recurring projekt „Vedení a kancelář“, kam jednou měsíčně doplňujeme součet režijních nákladů firmy, a tím máme všechny náklady i příjmy firmy pod jednou střechou. Díky Company Overview lze snadno vyhodnocovat, jak je firma zisková.

Zjistili jste při používání Costlockeru nějakou skutečnost, o které jste do té doby netušili?

Spíše jsme si díky trackingu uvědomili, kde plýtváme nejvíce časem – kolik kdo stráví administrativou, kolik kdo věnuje obchodní podpoře, kdo je jak efektivní vůči svým odhadům, který klient „požere“ více času, než kolik se nám vyplácí. Tracking zapůsobil i psychologicky na odpovědnost týmu za svou vlastní efektivitu a produktivitu práce.

Jak byste vlastními slovy popsali Costlocker?

Nástroj, který vám pohlídá ekonomické výsledky na úrovni týmu, projektů i celé firmy. Díky tomu dokážete předcházet problémům a opírat řešení o transparentní data.

Jaké funkce si na Costlockeru ceníte nejvíce?

Přehledu o tom, kdo na čem tráví čas v kombinaci s billingem projektu. Navíc uvažujeme i o částečném agilním projektovém řízení, na které jsme díky Costlockeru procesně připraveni.

Jak těžké bylo zavést Costlocker do firmy?

Docela složité, především co se týče motivování týmu, aby trackoval čas a vysvětlit jim význam těchto dat z vyššího pohledu.

Jak se vám to nakonec podařilo?

Ukázali jsme jim první výstupy dat v kontextu vyhodnocení ekonomiky oddělení a celé firmy. To je úhel pohledu, který je nutný pro každého, kdo má osobnější vztah k firmě a nespokojí se jen s direktivním řízením. Jde o proaktivní typy lidí, které do firmy hledáme. Navíc každého motivuje odpovědnost za druhé. Když jednoduše jeden nebude trackovat čas, zkreslí statistiky celého týmu, což není považováno za zrovna kolegiální přístup.

Pomohl vám Costlocker při řešení problému, kvůli kterému jste si ho pořizovali?

Ano. Pohlídá, že nezapomeneme fakturovat žádný odpracovaný čas.

Kdybyste měl dát jednu radu člověku, který chce vybudovat úspěšnou agenturu, jaká by to byla?

Vášeň pro to, co děláme, a touha tvořit hodnotu je skvělý motor, ale podnikat je nutné také s rozumem. Proto bych poradil komukoli, kdo začíná – měřte své podnikání již od samého začátku! Budete mít data, díky kterým ušetříte spoustu sil a peněz.