Proč jste začali používat Costlocker?

Protože jsme potřebovali zlepšit vyhodnocování rentability. Timetrack u nás nefungoval jednotně. Někdo to sledoval v Togglu, někdo zpětně v Excelu. Zároveň jsme potřebovali udělat pořádek v procesech finančního reportingu, který s růstem agentury začínal být nepřehledný. Costlocker se nám zdál jako dobrý způsob, jak trackování času sjednotit a zjednodušit a zároveň mít na jednom místě i přehled o výkonnosti projektů.

Pomohl vám Costlocker při řešení problému, kvůli kterému jste si ho pořizovali?

Tak napůl. Sjednotili jsme trackování času a známe rentabilitu projektů. Nemůžeme od něj ale čekat výstupy jako z účetnictví, a to souvisí především se způsobem, jakým se počítá overhead.

Jakým problémům teď čelíte?

Z finančního hlediska jde primárně o výpočet rentability projektů a stanovení vhodné hodinové sazby, což se nám myslím podařilo. Na druhou stranu ale ceny musí být konkurenceschopné, což je věc, na které nyní pracujeme. Zároveň pracujeme na tom, abychom dělali věci ještě lépe a mohli konkurovat hlavně kvalitou.

Napadají vás nějaké důvody, proč tomu tak je?

Důvody mohou být různé. Od investic do lidí – nemyslím pouze platy, ale také investice do interní komunikace a spokojenosti týmu – přes strukturu týmu, více juniorních než seniorních lidí, až po tlak na získání maximálního objemu, a tím umělé podhodnocení ceny. Určitě může být problémem i efektivita, ačkoli si nejsem jistá, jestli je tomu tak i u nás.

Jak byste vlastními slovy popsala Costlocker?

Dobrý sluha, špatný pán. Nástroj, který vám umožní sledovat hodiny týmu na projektech a tím vyvozovat jejich rentabilitu. To umožňuje reagovat na problémy, které u klientů mohou nastávat.

Jak těžké bylo zavést Costlocker do firmy?

Nebylo to jednoduché ani těžké. Řekla bych, že srovnatelně jako s každým jiným novým nástrojem.

S jakými problémy jste se potýkali a jak jste je vyřešili?

Najít způsob, jak strukturovat rozpočty, a naučit to lidi. Costlocker pracuje na opačném principu než standardně my – hodinová sazba je vázána na aktivitu, zatímco my ji máme navázanou na pozici/senioritu člověka.

Můžete tento opačný princip rozvést?

V našem oboru je podstatné, kdo konkrétně danou činnost dělá, a dle toho se liší hodinová sazba. Jednoduché úkoly zvládne juniorní PR Executive, zatímco jiné, které již vyžadují seniorní pohled a zkušenosti, musí dělat Senior PR Specialist, který má samozřejmě jinou hodinovou sazbu a jeho práce i jinou hodnotu pro klienta. V tuto chvíli tedy s Costlockerem pracujeme tak, že každou činnost máme multiplikovanou dle pozic.

Setkali jste se při zavedení Costlockeru s nějakými dalšími problémy?

Vedle struktury rozpočtu byla potřeba naučit lidi trackovat v reálném čase a zároveň jsme si museli stanovit interní pravidla pro vyplňování billingu.

Jaká pravidla jste si stanovili a co byste doporučili?

Máme jasně dané termíny, do kdy Account Manager musí vyplnit billing a zkontrolovat projekt tak, aby bylo vyfakturováno vše, co má – doplněny externí náklady, fakturovaná částka shodná s objednávkou apod. Poté naše finanční managerka vše zkontroluje a vystaví fakturu. Její číslo doplní do kolonky textu billingu a zaškrtne Invoiced. A také projekt uzavře. Díky tomu můžeme snadno zpětně dohledat konkrétní fakturu a je jistota, že se nic neuzavře bez vystavení faktury a tedy ztráty peněz.

Kdybyste měla dát jednu radu člověku, který chce vybudovat úspěšnou agenturu, jaká by to byla?

Jenom jednu? Tady je jich několik: Buďte pokorní. Mějte velké cíle, ale zároveň netlačte na pilu – důležité je postupovat vpřed, ne zpět. Myslete finančně zodpovědně a tvořte rezervu – když začínáte, vaše náklady jsou nízké, když se chcete rozvíjet, musíte investovat a mít neustále dostatečnou finanční rezervu. Stejně jako myslíte na klienty, myslete i na svůj tým – spokojenost musí být na obou stranách. Udělejte si čas na dovolenou – i vy potřebujete relax a mít prostor pro získání nadhledu. To jsem se třeba naučila až poslední dobou.